گواهی عدم حضور چیست؟

گواهی عدم حضور در انجام معاملات یا گواهی عدم مانع، یک سند قانونی است که به صورت رسمی توسط سازمان ها و ادارات مختلف صادر می شود. این گواهی به شخصی که درخواست آن را داده است، کمک می کند تا برای انجام معاملاتی که نیاز به اطمینان از اعتبار و صلاحیت طرف مقابل دارند، مورد تایید قرار گیرد.

این گواهی بیشتر برای مواردی مورد استفاده قرار می گیرد که فردی می خواهد با یک شخص حقیقی یا حقوقی در یک معامله مشارکت کند. همچنین نشان می دهد که فرد درخواست دهنده گواهی، مورد بررسی قرار گرفته و هیچگونه مانعی برای انجام معامله وجود ندارد.

گواهی عدم حضور

علت اصلی درخواست گواهی عدم حضور

علت اصلی درخواست گواهی عدم حضور، عدم وجود موانع در انجام معاملات و محافظت از طرفین معامله است. برای مثال، اگر فردی می خواهد یک خودروی دست دوم را خریداری کند، ابتدا باید مطمئن شود که خودرو قانونی است و دارای تمام مستندات لازم است. برای این منظور، فرد می تواند یک گواهی عدم حضور از مراجع مختلف مانند سازمان رانندگی و مالیاتی بگیرد. با این کار فرد مطمئن می شود که مشکلی در خرید و فروش خودرو نخواهد داشت.

همچنین، این گواهی برای محافظت از شرکت های متقاضی قراردادهای دولتی نیز استفاده می شود. برای مثال، اگر شرکتی می خواهد در یک مناقصه دولتی شرکت کند، باید ابتدا گواهی عدم حضور را ارائه دهد تا نشان دهد که دارای صلاحیت لازم برخوردار است. از دیگر موارد استفاده از گواهی عدم حضور، برای اجرای قراردادهای بین المللی است. برای مثال، اگر یک شرکت ایرانی می خواهد با شرکتی خارجی در کشور دیگری قرارداد ببندد، نیاز دارد تا اطمینان حاصل کند که شرکت خارجی دارای صلاحیت و مجوزهای لازم برای انجام فعالیت در کشور مورد نظر است. در این مورد، شرکت ایرانی می تواند گواهی عدم حضور از سازمان های دولتی و مراجع قضایی مربوطه در کشور مورد نظر بگیرد.

برای دریافت گواهی عدم حضور، فرد یا شرکت باید به سازمان یا اداره ای که مرتبط با موضوع مورد نظر است، مراجعه کند. سپس درخواست خود را در آنجا ثبت کند. سپس، باید اطلاعات مورد نیاز مانند نام و شماره شناسنامه، اطلاعات مالی، سابقه کیفری و دیگر مستندات مرتبط را ارائه کند تا درخواست او بررسی شود. در صورت عدم وجود مانعی برای انجام معاملات، گواهی عدم حضور صادر می شود.

گواهی عدم حضور

گواهی عدم حضور چیست؟

در اکثر قراردادهای فروش و خرید ملک، یک توافق صریح برای تحویل ملک و تاریخ تنظیم سند رسمی وجود دارد. به عنوان مثال، ممکن است در قرارداد آمده باشد که آپارتمان یا ملک در تاریخ ۱۵/۱/۱۴۰۱ به خریدار تحویل داده می‌شود. همچنین تاریخ دیگری برای تنظیم سند رسمی در قرارداد مشخص می شود.

در این صورت، در قرارداد ذکر می‌شود که به منظور انجام تشریفات رسمی و انتقال قطعی یا وکالتی، طرفین معامله متعهد شده‌اند تا پایان وقت اداری روز ۱/۲/۱۴۰۱ در دفترخانه ۳۴۳ اسناد رسمی تهران واقع در تهران خیابان پاسداران حضور پیدا کنند. اگر روز مقرر تعطیل رسمی باشد، اولین روز کاری پس از آن موعد زمان تنظیم سند رسمی خواهد بود. این یعنی که ملاک عدم حضور افراد در روز تنظیم سند توسط سردفتر اسناد رسمی، گواهی سردفتر است. این گواهی برای عدم حضور طرف مقابل در تنظیم سند رسمی استفاده می‌شود. به عبارت دیگر، این گواهی نشان می‌دهد که یک طرف آماده تنظیم سند رسمی بوده و دیگری بدون مدارک لازم یا با عدم حضور، این امر را به تعویق انداخته است.

گواهی عدم حضور

شرایط دریافت گواهی عدم حضور

در صورتی که فردی قصد دارد یک سند رسمی را تنظیم کند و به دفترخانه مربوطه مراجعه کند، در صورتی که مدارک لازم برای تنظیم سند را همراه نداشته باشد، آیا می توان از سردفتر گواهی عدم حضور دریافت کرد؟ باید به یاد داشت که حضور فیزیکی در دفترخانه، تنها به معنای حضور طرفین در این محضر نیست. به عبارت دیگر، هر دو طرف باید با مدارک لازم برای تنظیم سند در دفترخانه حاضر شوند. در صورتی که یکی از طرفین مدارک لازم را به همراه نداشته باشد، حتی با حضور فیزیکی در دفترخانه، سردفتر می تواند گواهی عدم حضور او را صادر کند.

به منظور انجام این مراحل، خریدار باید با باقی مانده ثمن معامله (تتمه ثمن معامله) در دفترخانه حاضر شود.  فروشنده نیز باید با تمامی مدارک لازم برای انتقال سند رسمی، همچون عوارض و مفاصا حساب شهرداری، پایان کار شهرداری، نقشه های تفکیکی و دیگر مدارک ضروری، در محضر حضور پیدا کند. در صورتی که فروشنده به شهرداری و دارایی و سایر نهادهای قانونی بدهکار باشد، باید نسبت به پرداخت بدهی ها اقدام کند.

قوانین مربوط به صدور گواهی

در بند ۸۹ مجموعه بخش نامه ‌های ثبتی (بخش ‌نامه‌ های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵)، در بند الف، مقرر شده که مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است. در بند ب نیز مقرر شده که در مواردی که طرفین قولنامه عادی میان خود شرط کرده باشند که در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود. چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد، به درخواست کتبی ذی ‌نفع، صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله می ‌انجامد. سردفتر نیز گواهی می‌کند که با توجه به مدارک ابرازی مقرر بود که سند حاکی از انتقال ملک واقع در … به پلاک ثبتی … و با شرایط … در این دفترخانه به ثبت برسد و به علت … تا آخر وقت اداری به ثبت نرسیده است.

در نظر داشته باشید که طبق ماده ۴۹ قانون ثبت و ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر اسناد رسمی چنین وظیفه  ‌ای به عهده ندارد.  وجود این بخشنامه ‌ی ثبتی نیز برای آنها مشکلات فراوانی به وجود آورده است. همچنین در موارد بسیاری به علت صدور گواهی عدم حضور از آنها شکایت شده است. البته در حال حاضر دفاتر اسناد رسمی از صدور گواهی عدم حضور امتناع می ‌ورزند.

در فرهنگ عمومی، مردم فکر می‌کنند که فقط داشتن گواهی مربوط به معامله کافی است تا بتوانند ادعای خسارت کنند؛ اما واقعیت این‌گونه نیست. باید به این نکته توجه کرد که داشتن گواهی به تنهایی، از نظر دادگاه، کافی نیست و رای لزوماً به نفع شما نخواهد بود. همچنین، فروشنده یا خریدار نمی‌ تواند به اعتبار این گواهی، خواسته ‌های مندرج در قرارداد را انجام دهد. فرد باید علاوه بر این گواهی، دلایل دیگری را نیز برای آمادگی خود در اجرای تعهدات ارائه دهد.

به‌عنوان مثال، اگر شما خریدار هستید و گواهی عدم حضور یا اعلام حضور دریافت می‌کنید، باید بتوانید اثبات کنید که در آن روز، آمادگی پرداخت ثمن معامله را داشته ‌اید. همچنین، اگر شما فروشنده هستید، باید به دیگران نشان دهید که گواهی پایان کار داشته ‌اید و اسناد تفکیکی را تهیه کرده ‌اید و بدهی ‌های شهرداری، دارایی و سایر نهادهای قانونی را نیز پرداخت کرده ‌اید.

مبایعه نامه چیست؟

مبایعه نامه چیست؟

مبایعه نامه یکی از انواع قراردادهایی است که در زندگی روزمره مردم بسیار رایج است. در ایران، دو نوع قرارداد مبایعه نامه که بیشترین استفاده را دارند، قرارداد فروش آپارتمان و قرارداد خرید و فروش خودرو هستند. در این نوع قراردادها، یکی از شرایط مهم برای انجام معامله، تاریخ حضور در دفترخانه و انتقال سند رسمی ملک یا خودرو می باشد. این شرط معمولا به منظور اطمینان از صحت و معتبر بودن معامله و همچنین تضمین حقوق طرفین در آینده، در قرارداد مبایعه نامه وارد می شود. به عنوان مثال، بخشی از ثمن معامله برای انتقال سند رسمی در دفترخانه، معمولا به صورت پیش پرداخت در نظر گرفته می شود و می تواند تا ۲۰ درصد از مبلغ کل معامله باشد.

گواهی عدم حضور

مزایای گواهی عدم حضور

اگر فروشنده یا خریدار درخواست انتقال سند رسمی را از دفترخانه و انجام تراکنش در محل معامله خودداری کند، طرف مقابل می تواند از وجود گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی برای دعوی الزام به تنظیم یا انتقال سند رسمی استفاده کند. در واقع، گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی، یکی از مهمترین ادله در پیروزی دعوی الزام به تنظیم یا انتقال سند رسمی است و به معنای تأیید عدم انجام تراکنش در دفترخانه می باشد.

همچنین، از مزایای اخذ گواهی عدم حضور در دفترخانه می توان به مطالبه خسارات قانونی ناشی از عدم تنظیم این قرارداد نیز اشاره کرد. در زمینه قرارداد فروش ملک و خودرو نیز، شروط دیگری نیز معرفی شده است که در طول فرآیند معامله باید به آنها توجه شود. مثلا در قرارداد فروش ملک، معمولا شرایطی مانند وجود رهن، محدودیت های ساختمانی و مالیات ها مطرح می‌شوند که باید با دقت مورد بررسی قرار گیرند. در مورد خودرو نیز، شرایطی مانند مسئولیت های پس از فروش و وضعیت فنی خودرو باید مورد توجه قرار گیرند.

از آنجا که قراردادهای مبایعه نامه مهمترین ادله در صورت بروز مشکلات در زمینه فروش و خرید محصولات می‌باشند، باید به دقت در زمان تنظیم و امضای آنها عمل شود. همچنین، باید به دقت این مستندات را بررسی کرد و از طریق مشاوران حقوقی معتبر، از هر گونه ابهام و نقص در مستندات جلوگیری کرد. در نهایت، اگر در فرآیند معامله به هر دلیلی نتوانید به توافق برسید، می‌توانید از طریق راه‌های قانونی تلاش کنید. این شامل ارائه شکایت در دادگاه و دریافت کمک از دادستانی و وکیلان می ‌باشد. به عنوان یک مشتری، همواره باید به خاطر داشته باشید که در زمینه معاملات خود، حقوق و منافع شما مهمتر از هر چیزی است و باید به دقت و با مطالعه‌ی کافی اقدام کنید.

در مواردی که قراردادهای مبایعه نامه برای املاک یا خودرو در نمایشگاه‌ ها و دفاتر املاک تنظیم می ‌شوند، پرسنل دفتر املاک، نمایشگاه خودرو، خریداران و فروشندگان، دفترخانه ‌ای را برای انتقال باقی مانده پرداخت و سند تعیین می‌کنند. در بخش مربوطه در قسمت مبایعه نامه، شماره دفترخانه و زمان انتقال سند ذکر می ‌شود.

درخواست گواهی عدم حضور

دلایل صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه

گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی به دو دلیل صادر می ‌شود: اول، اگر خریدار در روز انتقال سند در دفترخانه حاضر نشود و فروشنده با مدارک لازم در دفترخانه حضور داشته باشد. دوم، اگر فروشنده با مدارک لازم برای انتقال سند در دفترخانه حاضر نشود و خریدار با باقی ثمن در همان روز در دفترخانه حاضر شود. برای دریافت گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی، باید قبل از تنظیم قرارداد مبایعه، با دفترخانه اسناد رسمی هماهنگی لازم را انجام داد. در برخی از دفترخانه ‌ها، امکان صدور این گواهی وجود ندارد. بنابراین، باید ابتدا با دفترخانه اسناد رسمی هماهنگ شد که آیا این دفترخانه قابلیت صدور گواهی عدم حضور را دارد یا خیر.

مدارک لازم برای صدور گواهی

هر طرفی که نیاز به گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی دارد، باید با مدارک لازم، در روز مشخص شده در قرارداد، از صبح تا پایان ساعت اداری همان روز در دفترخانه حاضر شود تا بتواند پس از اتمام روز کاری، گواهی عدم حضور خود را دریافت کند. مدارک لازم برای دریافت گواهی عدم حضور در دفتر اسناد رسمی عبارتند از:

• اصل مبایعه نامه
• اصل سند مالکیت (در صورت داشتن)
• اصل شناسنامه یا کارت ملی
• دستور خرید یا پرداخت نامه (برای ثبت تراکنش در صورت لزوم)
• وکالت ‌نامه (در صورت نیاز)

لازم به ذکر است که ممکن است در برخی از دفترخانه ‌ها نیاز به ارائه مدارک دیگر نیز باشد، بنابراین قبل از مراجعه به دفتر اسناد رسمی برای گرفتن گواهی عدم حضور، بهتر است با آن دفترخانه تماس گرفته و از مدارک لازم برای صدور گواهی مطلع شوید.

در نهایت، پس از حضور در دفترخانه و ارائه مدارک لازم، دفترخانه می ‌تواند گواهی عدم حضور را صادر کند و در قسمت مربوطه در مبایعه نامه شماره دفترخانه و زمان انتقال سند را تعیین کند. این گواهی می ‌تواند به عنوان تاییدیه ‌ای برای عدم حضور هر یک از طرفین در دفترخانه در روز انتقال سند در نظر گرفته شود.

وقتی دو طرف در حین تنظیم و امضای قرارداد، تاریخی را برای انتقال سند رسمی مشخص می ‌کنند. در صورتی که در تاریخ مشخص شده، یکی از طرفین به هر دلیلی به دفترخانه مراجعه نکند، طرف دیگر معامله می‌ تواند درخواست کتبی خود را به دفتر اسناد رسمی ارائه دهد تا گواهی عدم حضور و انجام نشدن معامله صادر شود.  همچنین، اگر هر دو طرف در حین تنظیم سند در دفترخانه حضور داشته باشند، اما سند، بنچاق یا هر اسناد دیگری که برای انتقال سند ضروری هستند را به همراه نداشته باشند، در این حالت نیز امکان صدور گواهی عدم حضور برای این شخص فراهم است.

آیا دفترخانه اجازه صادر نکردن گواهی عدم حضور را دارد؟

مطابق با بند ۸۹ مقرر شده در صورتی که سردفتر در تهیه و تنظیم قولنامه عادی دخالتی داشته باشد، این امر غیر قانونی و خلاف شئونات سردفتری است. همچنین در این بند ذکر شده که در صورتی که در قولنامه عادی شرط شده باشد که طرفین در روز معین در دفترخانه حضور داشته باشند. در صورتی که بنا بر دلایلی قولنامه در همان روز به ثبت نرسد، سردفتر می‌تواند به درخواست ذی‌نفع گواهی عدم حضور را صادر کند.

ضرورت صدور گواهی عدم حضور

افراد جامعه در بسیاری از معاملات خود، به خصوص در معاملات مربوط به ملک و خودرو، از طریق مبایعه نامه به تبادل کالا و خدمات می‌ پردازند. بنابراین، مبایعه نامه به عنوان یک موضوع مهم در قراردادها محسوب می ‌شود و قانون گذار بسیاری از قوانین و مقررات خود را به این موضوع اختصاص داده است.

مقنن به خصوص در بند ۸۹ بخشنامه ‌های معاملات ثبتی، برای جلوگیری از بوجود آمدن بی‌ نظمی و تضییع حقوق طرفین معامله، بحث مربوط به گواهی عدم حضور در دفاتر اسناد رسمی را شناسایی کرده است. این موضوع زمانی مطرح می ‌شود که یکی از طرفین معامله، چه خریدار برای پرداخت باقی مبلغ معامله به طرف دیگر معامله و چه فروشنده برای انجام تعهدات خود برای تسلیم ملک و تنظیم سند به خریدار، در دفتر اسناد رسمی حاضر نشود. با این اقدام، خود مانع از تکمیل تعهدات شناسایی شده در مبایعه نامه و تکمیل معامله گردند.

البته باید به این نکته مهم توجه داشت که این موضوع صرفاً محدود به عدم حضور یکی از طرفین معامله نیست.  ممکن است هر دو شخص مورد نظر در دفترخانه حضور داشته باشند، اما خریدار باقی مبلغ معامله را که معمولاً به صورت چک تضمین شده بانکی است به همراه نیاورد. همچنین ممکن است فروشنده تعهدات مربوط به تنظیم سند و باقی مستندات مورد نیاز برای تسلیم ملک به خریدار را به همراه نداشته باشد.

موارد ضرورت وجود گواهی عدم حضور

از طرف دیگر، گواهی عدم حضور در دفاتر اسناد رسمی می‌ تواند در برخی موارد مفید واقع شود. به عنوان مثال در مواردی که طرفین معامله در شهر یا استان‌های مختلفی سکونت دارند، احتمال عدم حضور فیزیکی طرفین در دفتر اسناد رسمی بسیار بالا است. در این حالت، استفاده از گواهی عدم حضور می ‌تواند به جای مراجعه حضوری، زمان و هزینه بسیار کمتری را برای طرفین معامله به همراه داشته باشد.

همچنین این مسئله می‌تواند در مواردی مفید باشد که طرفین معامله تمایلی به حضور در یکدیگر محل نداشته باشند؛ مثلا در صورتی که خریدار یا فروشنده در خارج از کشور باشد. در کل، گواهی عدم حضور در دفاتر اسناد رسمی می ‌تواند به عنوان یک روش جایگزین برای حضور فیزیکی طرفین در دفتر اسناد رسمی استفاده شود. باید توجه داشت که در برخی موارد ممکن است باعث شکایات و اختلافات بین طرفین شود. بنابراین انتخاب بهترین روش برای هر معامله به عهده طرفین معامله است.

مطالب بیشتر: